Cách Chia Sẻ File OneDrive An Toàn Với Khách Hàng Mà Không Lộ Dữ Liệu Công Ty

Chia sẻ file qua OneDrive rất tiện — nhưng cài đặt mặc định có thể nguy hiểm. Đây là cách làm đúng.

Khách hàng yêu cầu bản đề xuất bạn đã đề cập trong cuộc họp. Thay vì đính kèm file vào email, bạn chia sẻ link OneDrive. Họ nhấp vào — và có thể xem toàn bộ ổ đĩa công ty, mọi file mà cả nhóm đã làm.

Tình huống này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ, vì cài đặt chia sẻ mặc định của OneDrive được cấu hình cho tiện lợi, không phải bảo mật. Đây là cách chia sẻ đúng những gì bạn muốn — và không hơn.

Hai Cách Chia Sẻ Hoàn Toàn Khác Nhau

Trước khi cấu hình bất cứ thứ gì, hiểu hai cách tiếp cận:

Chia sẻ file hoặc thư mục cụ thể: Nhấp chuột phải vào file → Chia sẻ → tạo link cho mục đó.

Vô tình chia sẻ toàn bộ ổ đĩa: Nếu chia sẻ thư mục gốc OneDrive, người nhận có quyền truy cập tất cả nội dung.

Không bao giờ chia sẻ thư mục gốc OneDrive. Luôn điều hướng đến file hoặc thư mục con cụ thể.

Hiểu Các Loại Link Chia Sẻ

Khi nhấp "Chia sẻ" trong OneDrive, bạn thấy các tùy chọn:

Loại link	Ai có thể truy cập	Dùng cho
Bất kỳ ai có link	Ai nhận được link, có thể chuyển tiếp	Chỉ dùng cho nội dung công khai hoàn toàn
Người trong tổ chức	Đồng nghiệp có tài khoản Microsoft 365 công ty	Chỉ chia sẻ nội bộ
Người cụ thể	Chỉ địa chỉ email bạn nhập	Chia sẻ với khách hàng — an toàn nhất
Quyền truy cập hiện tại	Người đã có quyền	Không thay đổi quyền hiện tại

Khi chia sẻ với khách hàng: luôn chọn "Người cụ thể" và nhập địa chỉ email của họ. Dù họ chuyển tiếp link cho người khác, người đó cũng không truy cập được.

Đặt Ngày Hết Hạn Cho Link Chia Sẻ

Link chia sẻ không bao giờ hết hạn tạo rủi ro lâu dài. Khách hàng đổi công ty, dự án kết thúc, nhưng link vẫn hoạt động.

Cách đặt ngày hết hạn:

1. Nhấp chuột phải vào file trong OneDrive → Chia sẻ
2. Nhấp biểu tượng cài đặt (bút chì/bánh răng) bên cạnh loại link
3. Đặt ngày hết hạn — 14-30 ngày phù hợp với hầu hết công việc
4. Sau ngày đó, link tự động ngừng hoạt động

Đặt Mật Khẩu Cho Link Nhạy Cảm

Với tài liệu đặc biệt nhạy cảm, thêm mật khẩu vào link. Dù bị chuyển tiếp, người nhận cần mật khẩu để mở.

Cách thực hiện:

1. Nhấp chuột phải vào file → Chia sẻ → Biểu tượng cài đặt
2. Bật "Đặt mật khẩu"
3. Gửi mật khẩu qua kênh riêng biệt (cuộc gọi điện, SMS, email riêng)

Lưu ý: Tính năng này yêu cầu gói Microsoft 365 Business Standard trở lên, không có trên Business Basic.

Quyền Chỉ Xem vs Chỉnh Sửa

Khi tạo link, xác định quyền cho người nhận:

• Chỉ xem: Khách hàng đọc tài liệu nhưng không sửa phiên bản của bạn — phù hợp cho tài liệu gửi phê duyệt
• Có thể chỉnh sửa: Khách hàng sửa trực tiếp — rủi ro với tài liệu cuối cùng

Ngăn Tải Xuống

Nếu cần chia sẻ nội dung không muốn lưu cục bộ:

1. Chia sẻ → Cài đặt → Chọn "Chỉ có thể xem" và bật Chặn tải xuống

Điều này chỉ cho phép xem trong trình duyệt, ngăn lưu hoặc in.

Chia Sẻ Nhiều File: Dùng Thư Mục Khách Hàng Riêng

Khi cần cấp quyền cho khách hàng xem nhiều file:

1. Tạo thư mục riêng trong OneDrive: Khách hàng / [Tên khách hàng] / [Tên dự án]
2. Chỉ đặt vào đó những gì họ cần xem
3. Chia sẻ thư mục cụ thể đó (không phải thư mục gốc) bằng quyền "Người cụ thể"

Kiểm Tra Những Gì Đang Được Chia Sẻ

Hầu hết doanh nghiệp có link chia sẻ đã quên từ dự án cũ vẫn còn hoạt động. Đây là rủi ro bảo mật âm thầm.

Kiểm tra cá nhân:

1. Vào onedrive.live.com
2. Nhấp Đã chia sẻ ở thanh bên trái
3. Xem lại file đang chia sẻ và xóa quyền nơi không còn cần thiết

Thực hiện kiểm tra này ít nhất mỗi quý.

Thu Hồi Quyền Sau Khi Dự Án Kết Thúc

Khi công việc hoàn thành:

1. Điều hướng đến file hoặc thư mục đã chia sẻ trong OneDrive
2. Nhấp chuột phải → Quản lý quyền truy cập
3. Dưới Liên kết, tìm link đã chia sẻ
4. Nhấp ba chấm → Xóa link

Đặt nhắc nhở lịch khi tạo link — thu hồi quyền khi dự án hoàn thành.

Liên hệ Vietify → nếu cần thiết lập chính sách chia sẻ file an toàn cho tổ chức, hoặc nhận đánh giá IT miễn phí.

Xem thêm về Microsoft 365 Business cho doanh nghiệp Việt Nam.

Vietify IT Services — Bảo mật Microsoft 365 và quản lý file cho doanh nghiệp tại Việt Nam.